Junior Developer RPA

Procedura zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa (sygnalistów) w spółce Primaris Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie §1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsza procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa (zwana dalej ,,Procedurą) w spółce Primaris Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (zwana dalej ,,Primaris lub ,,Spółką) określa zasady dokonywania zgłoszeń oraz zasady postępowania ze zgłoszeniami, w szczególności: a. zakres naruszeń prawa objętych Procedurą; b. sposoby przekazywania zgłoszeń przez Zgłaszającego; c. podmioty uprawnione do zgłoszenia i sposób ich ochrony; d. upoważnioną przez Primaris wewnętrzną jednostkę organizacyjną w ramach struktury organizacyjnej Spółki do przyjmowania zgłoszeń, przeprowadzania postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych; e. informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innych organów publicznych. 2. Procedura stanowi element systemu zarządzania zgodnością działalności Spółki z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej oraz prawa krajowego i została wdrożona na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej ,,Ustawą). 3. Przez informacje o naruszeniu prawa należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. 4. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Procedurze zastosowanie ma treść Ustawy. 5. Celem wprowadzenia Procedury jest (i) umożliwienie zgłaszania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem informacji o naruszeniu prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w kontekście związanym z pracą, w obszarach wskazanych w §3 oraz (ii) zapewnienie odpowiedniego poziomu poufności danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia naruszenia prawa, w tym również ochrony tej osoby oraz innych osób wskazanych w niniejszej Procedurze przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem. 6. Przed wdrożeniem Procedury odbyły się konsultacje projektu Procedury z przedstawicielami osób świadczących pracę oraz usługi na rzecz Spółki. 7. Niniejsza Procedura jest jawna poprzez udostępnienie treści niniejszego dokumentu w prezentacji wdrożeniowej, w sieci Intranet oraz przesłanie informacji drogą e-mailową o jej udostępnieniu wszystkim osobom wykonującym pracę, świadczącym usługi lub pełniącym inną funkcję na rzecz Spółki. Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie 1 stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług na rzecz Spółki lub pełnienia funkcji w Spółce, Primaris przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. §2 STATUS SYGNALISTY 1. Procedurę stosuje się do zgłoszeń wewnętrznych dokonanych przez osoby fizyczne (zwane dalej ,,Sygnalistami lub ,,Zgłaszającymi), które uzyskały informacje na temat naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą, (zwaną dalej ,,Zgłoszeniem) w tym do: a. pracownika, b. pracownika tymczasowego, c. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, d. przedsiębiorcy, e. prokurenta, f. wspólnika, g. członka organu Spółki, h. osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, i. stażysty, j. wolontariusza, k. praktykanta, l. osoby, która zakończyła świadczenie pracy, usług lub pełnienia funkcji na rzecz Spółki, m. osoby biorącej udział w procesie rekrutacyjnym. 2. Poprzez naruszenie w kontekście związanym z pracą rozumie się przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Primaris lub na rzecz Primaris, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. 3. Do przestrzegania postanowień niniejszej Procedury zobowiązane są wszystkie wymienione osoby wskazane w ust. 1 niniejszego paragrafu. 4. Primaris gwarantuje, że Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy Zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. §3 ZAKRES NARUSZEŃ 1. Wskazany w niniejszej Procedurze tryb wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa obejmuje Zgłoszenia dotyczące działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa dotyczących działalności Primaris w tym do: 2 a. korupcji; b. zamówień publicznych; c. usług, produktów i rynków finansowych; d. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; e. bezpieczeństwa produktów i zgodności z wymogami; f. bezpieczeństwa transportu; g. ochrony środowiska; zdrowia publicznego; h. ochrony konsumentów; i. ochrony prywatności i danych osobowych; j. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; k. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; l. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; m. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej. 2. Procedura nie uwzględnia możliwości dokonania Zgłoszenia innych naruszeń niż wskazane w §3 ust. 1 niniejszej Procedury, takich jak m.in. konflikty pracownicze i inne zdarzenia, które nie wiążą się bezpośrednio z działalnością Primaris we wskazanych powyżej obszarach. W przypadku wystąpienia takich naruszeń, zgłoszenia należy dokonać bezpośredniemu przełożonemu, lub kierownictwu, chyba, że ustanowiono szczególne regulacje wewnętrzne, które obejmują zgłoszenia danej nieprawidłowości. 3. Status Sygnalisty nie jest nadawany osobie dokonującej zgłoszenia naruszenia dotyczącego indywidualnych naruszeń praw i interesów pracownika, które nie stanowią naruszenia prawa. §4 ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA 1. Każdy Zgłaszający wskazany w §2 ust. 1 niniejszej Procedury, który powziął wiedzę lub podejrzenie o wystąpieniu naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, ma możliwość dokonania Zgłoszenia tej nieprawidłowości w formie elektronicznej przez system dostępny pod adresem https://sybilus.pl/primaris 2. Zgodnie z ustalonymi rozwiązaniami, wyżej wymieniony system zgłoszeń został wydzielony wyłącznie na potrzeby zgłaszania naruszeń prawa na podstawie niniejszej Procedury i jest obsługiwany wyłącznie przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną wyznaczoną do przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń. 3. Osobami upoważnionymi przez Primaris do przyjmowania Zgłoszeń, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu ze Zgłaszającym, przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury Zgłoszeń wewnętrznych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, są osoby wchodzące w skład działu compliance, zwane dalej ,,Dział Compliance. 4. Dział Compliance jest bezstronną wewnętrzną jednostką organizacyjną w ramach struktury organizacyjnej Spółki, jak również osoby wchodzące w skład Działu Compliance są osobami bezstronnymi, które zobowiązały się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z prowadzonymi postępowaniami. Wyżej wskazane osoby upoważnione są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań 3 następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę na rzecz Spółki. 5. Osoba wchodząca w skład Działu Compliance zostaje wyłączona z jakichkolwiek działań dotyczących Zgłoszenia, w sytuacji, gdy Zgłoszenie dotyczy jej osoby oraz w każdym innym przypadku, gdy nie jest możliwe zachowanie bezstronności. 6. Spółka nie umożliwia Zgłoszeń w formie anonimowej. 7. Zgłoszenie naruszenia, o którym mowa w ust. 1 powinno uwzględnić następujące informacje: a. Imię i nazwisko Zgłaszającego; b. Dane kontaktowe Zgłaszającego; c. Dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, które jest przedmiotem Zgłoszenia lub określenie osoby/osób odpowiedzialnych za naruszenie (imię, nazwisko, miejsce pracy, dział, stanowisko); d. Czas i miejsce wystąpienia naruszenia prawa faktyczne lub uprawdopodobnione; e. Opis naruszenia wraz ze wskazaniem istotnych dla sprawy faktów; f. Listę dowodów na wystąpienie naruszenia wraz z listą świadków, jeśli tacy są; g. Ewentualne działania podjęte przez Zgłaszającego w celu eliminacji naruszenia (np. wcześniejsze Zgłoszenie do przełożonych), jeśli takie miały miejsce. 8. Zgłaszający dokonuje Zgłoszenia w takim zakresie informacji, w jakim posiada wiedzę. 9. W sytuacji, gdy Zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, Spółka nie ma obowiązku potwierdzania Zgłaszającemu przyjęcia Zgłoszenia oraz przekazania Zgłaszającemu informacji zwrotnej. 10. Ustala się jednolity wzór formularza Zgłoszenia naruszenia prawa, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. Formularz dostępny będzie w systemie wskazanym w §4 ust. 1 niniejszej Procedury. 11. Korespondencja w zakresie Zgłoszenia naruszenia prawa może być przesyłana ze skrzynki prywatnej osoby dokonującej Zgłoszenie. 12. Dane osobowe Zgłaszającego oraz osób powiązanych są poufne i podlegają szczególnej ochronie, a ich przetwarzanie dopuszczalne jest tylko w celu i w zakresie niezbędnym do prawidłowego i rzetelnego rozpatrzenia Zgłoszenia naruszenia oraz podjęcia odpowiednich działań następczych. 13. Za osobę powiązaną ze Zgłaszającym należy rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Zgłaszającego. 14. Zabronione jest wymaganie od Zgłaszającego podania innych danych osobowych niż te niezbędne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgodnie z niniejszą Procedurą. 15. Primaris zapewnia, że dane osobowe Zgłaszającego, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym do tego osobom, chyba że za wyraźną zgodą Zgłaszającego. 16. Primaris po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 4 §5 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE 1. Dział Compliance ma obowiązek potwierdzenia Zgłaszającemu przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Po dokonaniu Zgłoszenia, system wskazany w §4 ust. 1 niniejszej Procedury wygeneruje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia poprzez wyświetlenie formularza potwierdzenia Zgłoszenia zgodnie ze wzorem, który stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury. Po potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia Dział Compliance przystępuje do podjęcia z zachowaniem należytej staranności działań następczych. 2. Po dokonaniu potwierdzenia Zgłoszenia, Dział Compliance dokonuje zarejestrowania Zgłoszenia w prowadzonym przez Primaris rejestrze zgłoszeń. 3. Następnie Dział Compliance przeprowadza analizę wstępną Zgłoszenia, która polega na wykluczeniu czy Zgłoszenie: a. nie stanowi naruszenia prawa, b. jest oczywiście bezzasadne, c. nie podlega pod zakres przedmiotowy lub podmiotowy określony w niniejszej Procedurze, d. Zgłaszający działa w złej wierze, e. Zgłoszenie jest tożsame w zakresie podmiotowym i przedmiotowym ze wcześniejszym dokonanym Zgłoszeniem. 4. W sytuacji, gdy analiza wstępna wykaże spełnienie którejkolwiek z powyższych przesłanek, postępowania wyjaśniającego nie wszczyna się. 5. Postępowanie wyjaśniające obejmuje przede wszystkim następujące czynności następcze: a. Analizę przebiegu i okoliczności zdarzenia opisanego w Zgłoszeniu i ocenę prawdopodobieństwa zdarzenia, b. Zebranie wszystkich materiałów (np. dokumentów) zgodnie z treścią Zgłoszenia, niezbędnych do rzetelnego rozpoznania Zgłoszenia, c. Analiza i ocena dołączonych do Zgłoszenia dowodów, d. Przeprowadzenie rozmów ze świadkami, jeśli tacy zostali powołani, e. Przeprowadzenie rozmów z osobami wskazanymi w Zgłoszeniu jako sprawcy naruszenia, które jest przedmiotem Zgłoszenia lub osoby odpowiedzialnej za naruszenie, f. Utrzymywanie kontaktu ze Zgłaszającym w celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości, g. Rekomendacje ewentualnych konsekwencji, jakie powinny zostać wyciągnięte w stosunku do sprawcy naruszenia, h. Sporządzenie informacji o podjętych działaniach następczych i wynikach postępowania wyjaśniającego w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. 6. Dział Compliance, w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, ma obowiązek przekazać Zgłaszającemu informację zwrotną dotyczącą wyników przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, powyżej wskazany termin 3 miesięcy liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia. 7. Dział Compliance uprawniony jest do konsultacji z zarządem Primaris bądź inną osobą w ramach struktury organizacyjnej, jednak z wyłączeniem osób, których dotyczy Zgłoszenie. Powyższe konsultacje należy przeprowadzić z zachowaniem poufności informacji, które mogłyby wskazywać na tożsamość Zgłaszającego (anonimizacja danych). 5 8. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Dział Compliance przedstawia rekomendacje zarządowi Primaris podjęcia działań następujących po postępowaniu wyjaśniającym. Mogą one obejmować w szczególności: a. Podjęcie decyzji o złożeniu zawiadomienia organów ścigania, jeśli działania w ramach postępowania wyjaśniającego doprowadziły do wniosku o możliwości popełniania przestępstwa, b. Zastosowanie kary porządkowej lub rozwiązanie zawartej umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, a także rozwiązanie innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia usług lub współpracy, jeśli sprawca naruszenia pozostaje związany z Primaris stosunkiem prawnym, c. Podjęcie działań cywilno-prawnych, d. Przeprowadzenie rozmowy ze sprawcą naruszenia, e. Wprowadzenie nowych zaleceń lub procedur wewnętrznych w celach prewencyjnych w przypadku wystąpienia ewentualnych skutków naruszenia, f. Dokonanie zmian w strukturze organizacji wewnętrznej Primaris, w celu uniknięcia powtórzenia popełnionego naruszenia. §6 REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH 1. Dział Compliance prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu informatycznego sybilus, do którego dostęp mają wyłącznie osoby z Działu Compliance. 2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie każdego Zgłoszenia, bez względu na późniejszy wynik postępowania wyjaśniającego. 3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: a. numer Zgłoszenia, b. przedmiot naruszenia, c. dane osobowe Zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, d. adres do kontaktu Zgłaszającego, e. datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, f. informację o podjętych działaniach następczych, g. datę zakończenia sprawy. 4. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są osoby wskazana w §4 ust. 3 niniejszej Procedury. 5. Dostęp do danych zawartych w rejestrze przysługuje także zarządowi Primaris oraz osobom czynnie zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające podczas przeprowadzenia konsultacji wskazanych w §5 ust. 7 niniejszej Procedury, tylko w jego niezbędnym zakresie oraz po ich zanonimizowaniu wszelkich danych, które nie pozwoliłyby zachować poufności Zgłaszającemu. 6. Primaris ma obowiązek udzielenia dostępu do danych zawartych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych także organom ścigania w związku z prowadzonym przez te organy postępowaniem. 7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym 6 zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. §7 OCHRONA SYGNALISTÓW DZIAŁANIA ODWETOWE 1. Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie oraz w innych obowiązujących przepisach prawa. 2. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane jakiekolwiek działania odwetowe, represyjne lub dyskryminacyjne, które: (i) pozostają w bezpośrednim związku ze Zgłoszeniem i (ii) następują bezpośrednio po jego dokonaniu, w szczególności zabrania się działań polegających na: a. odmowie nawiązania stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia usług lub współpracy; b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy; c. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu; f. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń; g. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy; h. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; i. przekazaniu innej osobie dotychczasowych obowiązków Zgłaszającego; j. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub świadczenia usług czy rozkładu czasu pracy lub świadczenia usług; k. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy; l. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; m. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu; n. mobbingu; o. dyskryminacji; p. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu; q. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; r. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania; s. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego; t. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; u. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Zgłaszającego. 7 3. Za działania odwetowe uważa się również groźby lub próby działań wskazanych w ust. 2 niniejszego paragrafu. 4. Wymienione w niniejszym paragrafie działania odwetowe dotyczą odpowiednio Zgłaszających, którzy świadczyli, świadczą lub będą świadczyć pracę także na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Zgłaszającego takiego działania. 5. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa. 6. Ochrona, o której mowa w niniejszym paragrafie nie dotyczy Sygnalisty, który jednocześnie jest sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem zgłoszonego naruszenia. 7. Sygnalista wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo poinformować o zdarzeniu Dział Compliance w sposób opisany w niniejszej Procedurze. 8. Sygnalista ponosi odpowiedzialność wynikającą z przepisów Ustawy, oraz innych obowiązujących przepisów prawa, w tym odpowiedzialność karną, dyscyplinarną oraz odszkodowawczą w przypadku działania w złej wierze, w szczególności podania nieprawdziwych informacji. §8 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE 1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego poprzez Rzecznika Praw Obywatelskich, organ publiczny lub w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 2. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, bez uprzedniego skorzystania z Procedury zgłoszeń wewnętrznych. 3. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wymienionych w §3 związanych z działalnością Primaris, dokonuje ich weryfikacji i podejmuje działania następcze zgodnie z Ustawą oraz innymi przepisami szczególnymi. 4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane: a. w postaci papierowej pod wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie adres do korespondencji; b. w postaci elektronicznej za pośrednictwem wskazanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie adresu poczty elektronicznej lub elektronicznej skrzynki podawczej, lub przeznaczonego do tego formularza internetowego, lub za pośrednictwem aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako właściwej do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej. §9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Niniejsza Procedura została stworzona na potrzeby spółki Primaris i stanowi dokument wewnętrzny Spółki. 2. Zmiana treści Procedury będzie dokonywana w trybie właściwym do jej wdrożenia. 8 3. Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony. 4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości wszystkim osobom wykonującym pracę, świadczącym usługi oraz pełniącym funkcję na rzecz Spółki, poprzez udostępnienie w sieci Intranet jej treści oraz przesłanie informacji drogą e-mailową o jej udostępnieniu. 5. Załączniki do niniejszej Procedury stanowią: a. formularz Zgłoszenia nieprawidłowości - Załącznik nr 1 b. formularz potwierdzenia Zgłoszenia nieprawidłowości - Załącznik nr 2 ałącznik nr 1 do Procedury zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa (Sygnalistów) w Spółce Primaris Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie wzór formularza zgłoszenia nieprawidłowości wraz z klauzulą informacyjną RODO Informacje ogólne Kogo/czego dotyczy zgłoszenie - dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa będącym przedmiotem zgłoszenia lub określenie osoby/osób odpowiedzialnych za naruszenie (imię, nazwisko, miejsce pracy, dział, stanowisko) Data zgłoszenia Miejscowość Dane kontaktowe Zgłaszającego Imię i nazwisko Telefon e-mail Informacje szczegółowe Data i miejsce wystąpienia naruszenia prawa Data powzięcia wiedzy o naruszeniu prawa Czy naruszenie zostało zgłoszone? Jeśli tak, do kogo? Ewentualne działania podjęte przez zgłaszającego w celu eliminacji naruszenia Opis naruszenia prawa Świadkowie 1. 2. 3. Inne dowody Załączniki Oświadczam, iż mam świadomość możliwych konsekwencji związanych z fałszywym zgłoszeniem naruszenia prawa. ________________________ Data i podpis 10 Klauzula informacyjna RODO sygnaliści Poniżej wykonując obowiązki wynikające z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO) informuję, że: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych, które podaje Pani/Pan w formularzu zgłoszenia naruszenia prawa jest Primaris Services Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bukowińska 22B, 02-703 Warszawa, NIP: 5213627636, REGON: 14601414400000, Numer KRS: 0000898316 (dalej zwany również: Spółką lub Administratorem). Z Administratorem można skontaktować się pisząc pod wskazany wyżej adres lub adres e-mail: IOD@primaris.eu. 2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, analizy przesłanego zgłoszenia naruszenia prawa oraz podjęcia przez Spółkę działań następczych zmierzających do rozstrzygnięcia sprawy. 3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku ze zgłaszanymi przypadkami naruszeń prawa na podstawie: obowiązku wynikającego z przepisów Dyrektywy UE 2019/1937 z dnia 21 listopada 2019 r. (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, sprawdzanie i wyjaśnianie zgłoszeń o naruszeniu prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na podstawie dobrowolnej zgody, jeśli zdecyduje się Pan/i na ujawnienie swojej tożsamości (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 4. Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD), z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w sprawie korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Imię i nazwisko IOD: Krzysztof Sierański, adres e-mail IOD: IOD@primaris.eu. 5. Odbiorcami, do których mogą być przekazane Państwa dane osobowe będą osoby wchodzące w skład Działu Compliance wskazanego w Procedurze, organy właściwe do załatwienia spraw na mocy przepisów prawa, którym Spółka sprawę przekaże, a także oraz podmioty, z którymi Spółka zawarła umowę na świadczenie usług serwisowych/ podmioty obsługujące pocztę elektroniczną Spółki oraz rejestr zgłoszeń wewnętrznych, dostawcy usług i rozwiązań IT. 6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do Pani/Pana danych osobowych, sprostowania/ uaktualnienia danych osobowych, wniesienia wniosku w sprawie ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, uzyskania kopii danych oraz przenoszenia danych. 8. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 9. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 11 10. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. 11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa (Sygnalistów) w Spółce Primaris Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie Wzór formularza potwierdzenia zgłoszenia nieprawidłowości POTWIERDZENIE WEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA Potwierdzam przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa dokonane w dniu __________r., (data przyjęcia zgłoszenia). Jednocześnie informuję, że sprawa została zarejestrowana w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych pod numerem _______________ (nr sprawy w rejestrze wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa). Sprawą ze strony Primaris zajmuje się Dział Compliance.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych przeznaczona dla kandydatów do pracy Administrator danych osobowych Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych na potrzeby rekrutacji jest Primaris Services Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bukowińska 22B,02-703 Warszawa, NIP: 5213627636, REGON: 14601414400000, Numer KRS: 0000898316 (dalej zwany również: Spółką lub Administratorem). Z Administratorem można skontaktować się pisząc pod wskazany wyżej adres lub adres e-mail: RECEPCJA@PRIMARIS.EU Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane: 1. w celu przeprowadzenia rekrutacji na określone stanowisko pracy, co oznacza, że Pani/Pana dane są przetwarzane w oparciu o art. art. 6 ust. 1 lit b i c RODO, tj. są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub podjęcia czynności na rzecz jej zawarcia oraz wykonywania przez Primaris obowiązków prawnych wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przepisów ustawy Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., a w zakresie przetwarzania danych nie wymaganych przepisami prawa podstawą prawną przetwarzania jest udzielona przez Panią/Pana zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO), która może zostać wycofana przez Panią/Pana w dowolnym momencie. 2.dla celów prowadzenia przyszłych rekrutacji, w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych w tym celu podstawą prawną przetwarzania jest wyrażona przez Panią/Pana zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO), która może zostać wycofana przez Panią/Pana w dowolnym momencie. 3.w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Spółkę podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Spółkę (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na umożliwieniu Administratorowi obrony lub dochodzenia praw przysługujących Spółce. Inspektor ochrony danych (IOD) Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD), z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w sprawie korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Adres e-mail IOD: IOD@primaris.eu Czy podanie danych jest wymagane? Podanie przez Panią/Pana danych obejmujących: 1.imię (imiona) i nazwisko, 2.datę urodzenia, 3.dane kontaktowe, 4.informacje nt. Pani/Pana wykształcenia, 5. informacje dot. kwalifikacji zawodowych, 6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia wraz z referencjami.. Jest wymagane na potrzeby udziału w prowadzonej rekrutacji, brak ich podania może uniemożliwić udział w prowadzonej rekrutacji. W przypadku niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, Pani/Pana dane osobowe zostaną usunięte po zakończeniu rekrutacji na stanowisko, na które Pani/Pan aplikuje. Informacje o odbiorach/ kategoriach odbiorców danych osobowych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: 1. Nasi Klienci w przypadku, gdy poszukujemy kandydata do pracy w ramach konkretnego projektu. 2. Dostawcy usług i rozwiązań IT, w tym w szczególności dostawca systemu wspierającego prowadzenie przez nas rekrutacji i przechowywanie danych kandydatów do pracy, pracowników i współpracowników Traffit (polityka prywatności Traffit dostępna pod: https://www.traffit.com/pl/polityka-prywatnosci/), 3. Organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. PIP). Okres przez jaki będą przetwarzane dane osobowe Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia rekrutacji. Jeżeli wyrazi Pani/ Pan zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji Pani/ Pana dane osobowe przechowywane przez 3 lata lub będą przetwarzane do chwili wycofania przez Panią/Pana zgody, wniesienia wniosku o usunięcie Pani/Pana danych lub złożenia wniosku w sprawie ograniczenia danych. Okres przetwarzania Pani/Pana danych osobowych może zostać przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, prawomocnego zakończenia postępowania, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie niezbędne w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami przez Spółkę. Informacje dotyczące praw osób, związanych z przetwarzaniem danych osobowych W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do Pani/Pana danych osobowych, sprostowania/ uaktualnienia danych osobowych, usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), wniesienia wniosku w sprawie ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, uzyskania kopii danych, przenoszenia danych, wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem). Wskazane żądania mogą być wnoszone w szczególności: pisemnie na adres siedziby Spółki oraz adres e-mail podany do kontaktu oraz na adres e-mail IOD. W celach dowodowych prosimy o wnoszenie wniosków drogą pisemną. W przypadku, gdy Pani/Pana zdaniem przetwarzanie przez Spółkę Pani/Pana danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych (w szczególności RODO), ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, adres e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych Administrator nie ma zamiaru przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Informacje dotyczące zautomatyzowanego podejmowanie decyzji W stosunku do Pani/Pana nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym decyzje opierające się na profilowaniu.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez jest Primaris Services Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bukowińskiej 22B, 02-703 w Warszawie Warszawa, REGON: 14601414400000 moich danych osobowych zawartych w moich dokumentach aplikacyjnych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Jestem świadoma/y, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.